Funzionalità
Tutto quello che fa ArchiviOnline.it
L’elenco completo, area per area, con una frase per ogni funzione e la disponibilità nelle tre versioni. Antivirus, versioni dei file e ricerca nel contenuto sono inclusi in tutte.
Come si legge
- Inclusa compresa nella versione.
- Su richiesta si attiva su richiesta, senza costi aggiuntivi.
- Modulo modulo del piano: si aggiunge quando serve.
- A pagamento servizio aggiuntivo a pagamento.
- Non disponibile non presente in quella versione.
File e cartelle
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Caricare file e cartellePorti nell’archivio file e cartelle intere dal browser, anche trascinandoli; i file grandi viaggiano a pezzi e riprendono se la connessione cade. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| AnteprimeVedi immagini, PDF, testi, audio e video nel browser, senza scaricarli. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Anteprima di Word, Excel e PowerPointAnche i documenti Office e OpenDocument si vedono nel browser; l’anteprima nasce sui nostri server, senza servizi esterni. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Ricerca per nomeTrovi file e cartelle per nome; ognuno vede solo i file a cui ha accesso. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Riconoscimento del testo e ricerca nel contenutoIl servizio legge il testo dentro documenti e scansioni, così li ritrovi cercando le parole che contengono. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Etichette, preferiti e recentiClassifichi i file con etichette e ritrovi subito i preferiti e quelli su cui hai lavorato da poco. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| File firmati (.p7m) e fatture elettronicheAprendo un .p7m vedi il documento e chi l’ha firmato; le fatture elettroniche si leggono come una fattura normale. La validità della firma non viene verificata. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| CestinoI file eliminati vanno nel cestino, da cui li recuperi. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Spazi di lavoroAree comuni in cui un gruppo di colleghi lavora sugli stessi file, ognuno con il suo ruolo. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
Condivisione
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Link condivisiFai vedere o scaricare un file anche a chi non ha un account, con password, scadenza, limite di download, solo visualizzazione e avviso a ogni apertura. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Registro degli accessi ai linkPer ogni link vedi quando è stato aperto o scaricato. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| FiligranaSui PDF e sulle immagini aperti da un link compaiono nome di chi li apre, data e ora, per scoraggiare le copie; l’originale non cambia. È compresa in tutte le versioni: la accende chi crea il link, oppure diventa obbligatoria per tutti i link. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Condividere con i colleghiDai a un collega l’accesso a un file o a una cartella: può visualizzare, scaricare o modificare. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Condivisi da meUn elenco di tutti i tuoi link e condivisioni, per revocarli; ogni mese un promemoria ricorda quelli attivi da più di 90 giorni. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Richieste di documentiChiedi a chiunque, anche senza account, di caricare documenti in una tua cartella con un link, con scadenza, password e avviso all’arrivo. | Modulo | Modulo | Modulo |
Sicurezza e accessi
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Verifica in due passaggiOltre alla password serve un codice dall’app di autenticazione. In Aziendale l’organizzazione può renderla obbligatoria; nella PA è già obbligatoria alla consegna. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| PasskeyEntri con impronta, volto o PIN del dispositivo, senza password. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Avvisi di sicurezza per emailTi avvisa quando qualcuno entra da un dispositivo nuovo, si collega un computer o cambiano password ed email. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Dispositivi e sessioniVedi browser e computer collegati e chiudi una sessione o tutte le altre. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Accesso solo dalla rete dell’organizzazioneL’organizzazione può limitare l’accesso alla propria rete, con eccezioni per chi lavora fuori. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Antivirus su ogni fileOgni file caricato viene controllato prima di essere salvato, e quelli archiviati vengono ricontrollati nel tempo; un file infetto va in quarantena. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Documenti con macro e tipi di file pericolosiI documenti con macro vengono segnalati e possono essere bloccati; programmi e script non si caricano. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Cifratura dei file salvatiFile e versioni sono salvati cifrati, con una chiave per ogni organizzazione o account. Le chiavi le custodisce il fornitore. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Nessun servizio esternoI documenti non escono dai nostri server per essere analizzati o mostrati in anteprima. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Accesso dell’assistenza trasparenteSe l’assistenza deve entrare nel tuo account indica un motivo, resta al massimo 30 minuti, ti avvisa e tutto finisce nel registro. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
Protezione dei dati e ransomware
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Avviso per le modifiche in massaSe dal tuo account arrivano moltissime modifiche in pochi minuti, l’archivio avvisa te e gli amministratori, anche per email. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Pausa di sicurezza dell’appSe i file del computer sembrano attaccati da un ransomware, l’app ferma i caricamenti, così la copia online resta pulita. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Conferma delle eliminazioni di massaSe dal computer elimini o sposti molti file insieme, l’app chiede conferma prima di riportarlo online. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Computer perso: cancellazione a distanzaDal sito scolleghi un computer e fai cancellare i file sincronizzati appena si ricollega; i file online restano intatti. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Le mie attivitàOgnuno vede le proprie attività degli ultimi 90 giorni. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
Versioni e ripristino
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Versioni precedenti dei fileQuando un file cambia, la versione di prima resta: la scarichi o torni indietro (di partenza 10 versioni per 30 giorni). | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Ripristina a una dataRiporti file, cartelle o tutto l’archivio a com’erano a una data e ora, per esempio dopo un errore o un ransomware; prima vedi cosa cambia. | Modulo | Modulo | Modulo |
| Cestino anche dall’appIl cestino si apre anche dall’app per il computer, per recuperare i file eliminati. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
Flussi di lavoro
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Da approvareChiedi ai colleghi di approvare un file o una cartella, con commenti e menzioni, e vedi chi ha deciso cosa. | Non disponibile | Modulo | Modulo |
| Richieste di documentiRaccogli documenti da clienti e fornitori con un link di caricamento. | Modulo | Modulo | Modulo |
| In scadenzaPromemoria nell’app e per email per contratti, certificati e polizze in scadenza. È un promemoria: non protegge né elimina il file. | Modulo | Modulo | Modulo |
| FascicoliRaccogli in un fascicolo i documenti di una pratica o di un progetto, senza spostarli, ordinati secondo un titolario. | Non disponibile | Modulo | Modulo |
| Titolario e metadatiTitolario con i tempi di conservazione e metadati dei documenti secondo le Linee guida AgID, dentro i fascicoli. | Non disponibile | Modulo | Modulo |
Email e PEC
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Archiviazione di email e PECColleghi una casella di posta (IMAP, PEC, Gmail, Google Workspace e Microsoft 365) e i messaggi vengono copiati nell’archivio con gli allegati; la casella non cambia. | Modulo | Modulo | Modulo |
| Ricevute PEC collegateAccettazione e consegna si collegano da sole al messaggio, che mostra se la PEC è stata consegnata. | Modulo | Modulo | Modulo |
| Caselle dell’organizzazioneL’amministratore collega la PEC ufficiale e la assegna a uno spazio di lavoro, e decide chi può collegare caselle. | Non disponibile | Modulo | Modulo |
Protocollo e gestione documentale PA
Aiuta a gestire il protocollo informatico. Il registro giornaliero va consegnato al conservatore dell’ente: la conservazione a norma non è inclusa.
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Registrazioni di protocolloOgni documento in entrata, in uscita o interno riceve numero e data, senza buchi né doppioni, con lo storico delle modifiche. | Non disponibile | Non disponibile | Modulo |
| Protocollare una PEC e inviare via PECUna PEC ricevuta diventa una registrazione già compilata; la registrazione in uscita parte dalla PEC dell’ente. | Non disponibile | Non disponibile | Modulo |
| Segnatura e copia con la segnaturaCopia del PDF con numero e data, e dati della registrazione leggibili dai protocolli delle altre amministrazioni. | Non disponibile | Non disponibile | Modulo |
| Registro giornaliero e di emergenzaOgni notte il registro del giorno prima in PDF/A, pronto per il conservatore; un registro di emergenza quando serve. | Non disponibile | Non disponibile | Modulo |
| Registri, repertori, aree e ufficiRegistri separati con la propria numerazione, aree organizzative omogenee e unità con i ruoli del protocollo. | Non disponibile | Non disponibile | Modulo |
| Bozza del manuale di gestioneUna bozza generata dalla configurazione, modificabile ed esportabile; l’ente la adatta e la adotta. | Non disponibile | Non disponibile | Modulo |
Conservazione e blocco legale
Non è conservazione a norma: per quella serve un conservatore qualificato.
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Regole di conservazioneI file di una cartella si tengono per il tempo stabilito e non si possono eliminare prima. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Fine conservazioneIndichi fino a quando un file va tenuto e cosa succede alla data. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Blocco legaleImpedisce l’eliminazione di un file finché non viene tolto, per esempio durante una controversia. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
Amministrazione e registro
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Amministratore dell’organizzazioneCrea e sospende gli utenti entro quelli acquistati, assegna lo spazio per persona e gestisce spazi di lavoro e sicurezza. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Panoramica e graficiSpazio nel tempo con la stima di quando finisce, spazio per persona, utenti attivi e computer collegati. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Registro di tutte le operazioniAccessi, caricamenti, condivisioni ed eliminazioni in un registro a catena di impronte, che rivela modifiche e cancellazioni, conservato 24 mesi. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Registro delle attività dell’organizzazioneL’amministratore vede chi ha fatto cosa, quando e da quale dispositivo. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Marchio dell’organizzazioneIl vostro logo nell’app, nelle email e nella pagina dei link condivisi. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| NotificheAvvisi nell’app e per email; ognuno sceglie cosa ricevere. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Italiano e ingleseOgnuno sceglie la lingua e il fuso orario; date e numeri seguono la lingua. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Guida dentro l’appOgnuno vede la parte della guida che lo riguarda; «Come funziona?» su ogni pagina apre l’articolo giusto. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Accordo sul trattamento dei datiL’amministratore scarica in PDF l’accordo (art. 28 GDPR) con i dati della sua organizzazione. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Copia dei tuoi datiSu richiesta, un archivio zip con i tuoi file da scaricare. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
App per Windows, macOS e Linux
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Sincronizzazione di una cartellaUna cartella del computer resta allineata con l’archivio nei due sensi. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Windows, macOS e LinuxPer Windows 10 e 11, macOS (Apple e Intel) e Linux (AppImage, .deb, .rpm). | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Scelta delle cartelleScegli quali cartelle tenere sul computer; le altre restano solo online. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Spazi di lavoro e cartelle condivise sul computerOgni spazio di lavoro ha la sua cartella; le cartelle condivise dai colleghi in sola lettura. | Non disponibile | Inclusa | Inclusa |
| Conflitti senza perditeSe lo stesso file cambia in due posti, tieni entrambe le versioni. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Aggiornamenti firmatiL’app installa solo aggiornamenti firmati dal fornitore. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
Estensione per Plesk
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| ArchiviOnline.it BackupI backup di un server Plesk (server, rivenditori, clienti, sottoscrizioni) vanno nel tuo archivio, con pianificazioni e ripristino da Plesk. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
| Backup anche sul computerSe lo scegli, la cartella dei backup può stare anche sui computer con l’app, in sola lettura. | Inclusa | Inclusa | Inclusa |
Servizi aggiuntivi
| Funzione | Personale | Aziendale | PA |
|---|---|---|---|
| Copia speculare su storage esternoUna seconda copia dei file, con le stesse cartelle, su uno storage S3 o FTP, nostro o di un altro fornitore. | Non disponibile | A pagamento | A pagamento |
| Migrazione assistitaPortiamo noi i file dal vecchio archivio; se è molto grande, ci mandate un disco e lo carichiamo in datacenter. | Non disponibile | A pagamento | A pagamento |
| Più spazio e più utentiSpazio e utenti si ampliano quando servono, dall’area clienti. | A pagamento | A pagamento | A pagamento |
Cosa non c’è, detto chiaramente
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