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ArchiviOnline.it Pubblica Amministrazione

I documenti del vostro ente restano in Italia, sotto il vostro controllo.

Un archivio per il vostro ente, separato da quello degli altri clienti, nei datacenter italiani di Armada, con impostazioni più rigorose attive dal primo giorno.

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Regole più rigide, già impostate

  • Verifica in due passaggi, già obbligatoria

    La prepariamo obbligatoria per tutti gli utenti fin dal primo giorno. L’ente la gestisce dalle impostazioni.

  • Link sempre protetti

    Alla consegna impostiamo password e scadenza obbligatorie per ogni link pubblico.

  • Nessun servizio esterno

    Nessun documento viene inviato a servizi esterni, nemmeno per le anteprime. Esce solo quello che chiedete voi, per esempio la copia speculare su un vostro storage.

  • Registro firmato

    Ogni operazione, anche di Armada, è registrata e conservata per 24 mesi.

  • Conservazione e blocco legale

    Regole di conservazione e blocco legale dei documenti (non è conservazione a norma).

  • Uffici e utenti

    L’amministratore dell’ente crea gli utenti, organizza gli uffici in spazi di lavoro riservati e può fissare un limite di spazio al singolo utente.

  • Protocollo informatico

    Il modulo Protocollo e gestione documentale aiuta a gestire il protocollo informatico: registrazioni con la segnatura, PEC in entrata e in uscita con le ricevute, registro giornaliero. Il registro giornaliero va inviato a un conservatore accreditato: la conservazione a norma non è inclusa.

  • Moduli quando servono

    Fascicoli, Email e PEC, Da approvare, Richieste di documenti, In scadenza e Ripristina a una data: disponibili come moduli, si aggiungono al piano quando vi servono.

  • Sul computer, con l’app

    Con l’app per Windows, macOS e Linux ogni dipendente ha sul computer i suoi file, gli spazi del suo ufficio e le cartelle che i colleghi gli condividono.

  • Solo dalla rete dell’ente

    Se l’ente lo decide, l’archivio si apre solo dagli indirizzi della sua rete: fuori dagli uffici l’accesso viene rifiutato.

  • Protezione dai ransomware

    Se un virus cifra i file di un computer, l’app ferma il caricamento e l’archivio avvisa per email l’utente e gli amministratori; prima di eliminare molti file o una cartella condivisa l’app chiede sempre conferma. Le versioni precedenti restano, e con Ripristina a una data tornate a prima dell’attacco.

Un esempio: gli uffici di un comune

Ragioneria, ufficio tecnico e segreteria generale lavorano ognuno nel suo spazio di lavoro. Il segretario è membro di tutti e tre. Un solo spazio acquistato, un amministratore dell’ente.

Come funzionano organizzazioni, spazi e ruoli
OrganizzazioneComune 1 amministratore

  • Spazio di lavoroRagioneria

    • Russo
    • Esposito
    • Il segretario

  • Spazio di lavoroUfficio tecnico

    • Romano
    • Colombo
    • Il segretario

  • Spazio di lavoroSegreteria generale

    • Il segretario
File personali. Ognuno ha i suoi, visibili solo a lui.
Uno spazio acquistato, usato da tutti
Russo non vede i file di Ufficio tecnico: né negli elenchi, né nella ricerca. Il segretario è membro di tutti e tre gli spazi.

Gestione documentale, non conservazione a norma

ArchiviOnline.it archivia, organizza e protegge i documenti di lavoro degli uffici. Per la conservazione a norma l’ente si affida a un conservatore qualificato.

Email e PEC, insieme ai documenti

Collegate le caselle di posta (IMAP, PEC, Gmail, Google Workspace e Microsoft 365): i messaggi arrivano nell’archivio con allegati e ricevute di accettazione e consegna, e la casella resta com’è. Disponibile come modulo.

Come funziona l’archiviazione di email e PEC

Norme e requisiti

GDPR
Dati trattati in Italia e registro delle operazioni. Armada opera come responsabile del trattamento, con l’accordo sul trattamento dei dati che si scarica dall’archivio in Piano e servizio.
NIS
ARMADA S.r.l. è registrata come soggetto NIS.
ISO
Il sistema di gestione di ARMADA S.r.l. è certificato ISO 9001:2015, ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015 e 27018:2019.

Come si parte

  1. Un incontro con il vostro referente

    Valutiamo insieme uffici, utenti, spazio e requisiti.

  2. Prepariamo l’archivio dell’ente

    Con le impostazioni rigorose già attive.

  3. Trasferiamo i documenti

    Con la migrazione assistita spostiamo noi l’archivio esistente.

Domande frequenti

I dati escono dall’Italia?

No. Restano nei datacenter italiani di Armada e non vengono inviati a servizi esterni, salvo le copie che l’ente richiede.

Chi amministra l’archivio?

L’amministratore dell’ente gestisce utenti e spazio. Armada gestisce l’infrastruttura, e anche le sue operazioni sono registrate.

Quanto costa?

96 € per utente all’anno (minimo 10 utenti) più lo spazio dell’ente, da 120 € all’anno per 100 GB; IVA esclusa, fatturazione annuale. Per esempio 20 utenti e 500 GB costano 2.220 € all’anno. L’avvio (titolario, configurazione, formazione, migrazione) è a preventivo.

Possiamo portare l’archivio che abbiamo?

Sì, con la migrazione assistita.

Gli uffici vedono i documenti degli altri?

No. Ogni ufficio lavora nel suo spazio di lavoro: chi non ne è membro non vede quei file, nemmeno nella ricerca.

Possiamo avere un’istanza dedicata all’ente?

Sì. L’istanza dedicata, su una macchina virtuale riservata all’ente, è disponibile come servizio aggiuntivo su preventivo.

Parliamone con il vostro referente informatico.

Vi mostriamo l’archivio e le impostazioni più rigorose già attive.

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