Per chi èNotai
I documenti dello studio notarile, in ordine e al riparo.
Visure, planimetrie, bozze e documenti delle parti in un archivio su server italiani, con le versioni di ogni bozza e link protetti per le parti.
ArchiviOnline.it è un servizio HostingPerTe.it di ARMADA S.r.l.
I problemi di ogni giorno
Tanti documenti per ogni atto
Visure, planimetrie, documenti d’identità, bozze e corrispondenza: per ogni atto, molti file da tenere insieme.
Quale bozza è l’ultima?
Le bozze vanno e vengono per email tra studio e parti, e non è sempre chiaro quale sia quella giusta.
Riservatezza assoluta
Documenti d’identità e dati patrimoniali non devono uscire dallo studio senza controllo.
Come li risolve ArchiviOnline.it
Una bozza sola, con le sue versioni
La bozza resta in un posto solo e ogni modifica conserva la versione precedente.
Bozze alle parti con link protetto
Password, scadenza e avviso quando viene aperto. La filigrana è compresa in tutte le versioni: la accendete sul singolo link.
Ricerca nelle visure e nelle scansioni
Cercate un nome, un indirizzo o un dato catastale: la ricerca guarda dentro i documenti.
Spazi riservati
Segreteria e collaboratori lavorano negli spazi di lavoro di cui fanno parte; il resto non lo vedono.
Registro firmato
Ogni accesso, condivisione ed eliminazione resta registrato per 24 mesi.
Approvazioni
Disponibile come modulo: chiedete al notaio o a un collaboratore di approvare una bozza, con commenti e menzioni. Resta scritto chi ha deciso cosa e quando.
Un fascicolo per ogni atto
Disponibile come modulo: raccogliete in un fascicolo visure, planimetrie e bozze di un atto, senza spostarle dalle loro cartelle.
Da sapere
ArchiviOnline.it è un sistema di gestione documentale e non fa conservazione a norma. I documenti che devono essere conservati a norma restano affidati a un conservatore qualificato, come fate oggi.
Una giornata tipo
La collaboratrice carica visure e planimetrie della compravendita di giovedì.
Il notaio manda la bozza alle parti con un link che scade il giorno dell’atto e accende per quel link la filigrana.
Una parte chiede una correzione: la bozza si aggiorna e la versione precedente resta consultabile.
Serve un vecchio documento: la ricerca lo trova dal nome di una via, dentro la scansione.
La versione consigliata
ArchiviOnline.it Aziendale
La versione Aziendale dà allo studio un account per ogni persona, spazi di lavoro per segreteria e collaboratori e il registro di ogni operazione.
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