Per chi èComuni ed enti pubblici
I documenti degli uffici dell’ente, in Italia e sotto controllo.
Ragioneria, ufficio tecnico, anagrafe: ogni ufficio lavora nel suo spazio riservato, con la verifica in due passaggi che prepariamo obbligatoria per tutti.
I problemi di ogni giorno
Il vecchio server in municipio
Le cartelle condivise invecchiano, e un guasto o un ransomware mettono a rischio anni di documenti.
Ogni ufficio ha i suoi documenti
Non tutti gli uffici devono vedere tutto.
Scambi con professionisti e cittadini
Progetti e documenti vanno e vengono per email, senza sapere chi li ha aperti.
Dove stanno i dati?
L’ente deve sapere dove sono i suoi documenti e chi può accedervi.
Come li risolve ArchiviOnline.it
Verifica in due passaggi dal primo giorno
La prepariamo obbligatoria per tutti gli utenti fin dal primo giorno; l’ente la gestisce dalle impostazioni.
Un ufficio, uno spazio riservato
Chi non è membro di uno spazio di lavoro non ne vede i file, nemmeno nella ricerca.
Dati in Italia
I documenti restano nei datacenter italiani di Armada e non vengono inviati a servizi esterni, nemmeno per le anteprime. Esce solo quello che chiedete voi, per esempio la copia speculare su un vostro storage.
Registro firmato, anche sul fornitore
Ogni operazione, comprese quelle di Armada, resta registrata per 24 mesi.
Link protetti per professionisti e cittadini
Password, scadenza e limite di download, e un avviso quando il documento viene aperto.
Migrazione assistita
Portiamo noi nell’archivio i documenti delle cartelle condivise che avete oggi.
Protocollo informatico
Disponibile come modulo della versione PA: aiuta a gestire il protocollo informatico, con le registrazioni e la segnatura, la PEC in entrata e in uscita con le ricevute, il registro giornaliero e quello di emergenza. Il registro giornaliero va inviato a un conservatore accreditato, perché la conservazione a norma non è inclusa.
Fascicoli e titolario
Disponibile come modulo: raccogliete in un fascicolo i documenti di un procedimento, classificati con il titolario e con i metadati dell’Allegato 5 delle Linee guida AgID, senza spostarli dalle loro cartelle.
Ripristina a una data
Disponibile come modulo: dopo un errore o un ransomware riportate i file com’erano a una data e un’ora, con l’anteprima e la possibilità di annullare.
Da sapere
ArchiviOnline.it è un sistema di gestione documentale per gli uffici, con il protocollo informatico come modulo. Non fa conservazione a norma: per quella, compreso il registro giornaliero di protocollo, l’ente continua ad affidarsi a un conservatore accreditato.
Una giornata tipo
In ragioneria si cerca «conferimento rifiuti» e si trova la determina, anche se è una scansione.
L’ufficio tecnico manda le tavole a un professionista con un link protetto da password, valido due settimane.
Un nuovo dipendente entra all’anagrafe: l’amministratore crea l’utente e lo aggiunge al suo spazio.
Il responsabile controlla nel registro le operazioni della giornata, comprese quelle del fornitore.
La versione consigliata
ArchiviOnline.it Pubblica Amministrazione
La versione per la Pubblica Amministrazione parte con le impostazioni più rigorose già preparate. L’istanza dedicata all’ente è disponibile come servizio aggiuntivo su preventivo.