Modulo Email e PEC
Email e PEC, insieme ai documenti
Colleghi una casella di posta (IMAP, PEC, Gmail, Google Workspace e Microsoft 365) e ArchiviOnline.it ne copia i messaggi nell’archivio, con gli allegati e, per le PEC, con le ricevute. La casella resta com’è: continui a usare la posta come sempre.
Come funziona
- 01
Colleghi la casella
Basta il server IMAP della casella; per i principali gestori di PEC i dati del server sono già compilati. Si collegano anche le caselle Gmail, Google Workspace e Microsoft 365: autorizzi il collegamento dalla pagina di Google o di Microsoft, senza dare la password della casella.
- 02
Scegli cosa archiviare
Le cartelle della casella da leggere (Posta in arrivo, Posta inviata, sottocartelle) e la data da cui partire. I messaggi più vecchi li aggiungi quando vuoi, uno alla volta, senza doppioni.
- 03
L’archivio fa il resto
Controlla la casella ogni pochi minuti (di partenza ogni 15) e copia i messaggi nuovi; c’è anche il pulsante «Controlla ora».
Cosa ottieni
La casella non cambia
Nessun messaggio viene cancellato, spostato o segnato come letto: l’archivio legge e copia, nient’altro.
Messaggio completo o solo allegati
Per le email ordinarie scegli tra «Messaggio completo con allegati» (il messaggio originale .eml più gli allegati) e «Solo allegati». Le PEC si archiviano sempre complete.
Le ricevute PEC al loro posto
Ogni PEC si salva con la busta del gestore. Le ricevute di accettazione e di consegna si collegano da sole al messaggio, che mostra lo stato: Accettata, Consegnata o Errore di consegna.
In cartelle ordinate
I messaggi vanno nella cartella che scegli, nei tuoi file o in uno spazio di lavoro: una sottocartella per messaggio, con data e oggetto, e dentro il messaggio e gli allegati. Le ricevute in «Ricevute PEC».
Li ritrovi subito
Consulti la posta archiviata per casella e cartella e cerchi per oggetto e mittente. Con la ricerca nel contenuto trovi anche le parole dentro gli allegati.
Protetti come i documenti
Ogni file passa dall’antivirus e la password della casella è salvata cifrata. I messaggi contano nello spazio dell’archivio.
Conservazione e blocco legale
I messaggi archiviati sono file come gli altri: nelle versioni Aziendale e PA puoi applicare le regole di conservazione e il blocco legale, per esempio durante una controversia.
Non è conservazione a norma: per quella serve un conservatore qualificato.
Nella Pubblica Amministrazione
Con il modulo Protocollo una PEC archiviata diventa una registrazione di protocollo già compilata, e le registrazioni in uscita partono dalla PEC dell’ente, con le ricevute collegate.
Chi lo attiva
- Account Armada
- Il modulo lo aggiunge al piano il fornitore, su richiesta del cliente, e ne fissa i limiti generali.
- Amministratore dell’organizzazione
- Decide se ognuno collega le proprie caselle o se lo fa solo l’amministratore, collega la PEC ufficiale e la assegna a uno spazio di lavoro, regola limiti e frequenza, e può spegnere il modulo. Non vede i messaggi delle caselle personali degli utenti.
- Utente
- Collega le proprie caselle, se l’organizzazione lo consente.
In quali versioni c’è
Tutte le funzionalità- Personale
- Modulo, se compreso nel piano
- Aziendale
- Modulo del piano, con le caselle dell’organizzazione
- Pubblica Amministrazione
- Modulo del piano, con le caselle dell’organizzazione e il collegamento con il Protocollo
Cosa non fa, detto chiaramente
- Non è un programma di posta: non invia email né PEC (nella PA le invia solo il Protocollo).
- Non libera spazio nella casella: i messaggi restano anche sul server di posta.
- Conserva la firma del gestore PEC, ma non la verifica.
- Il testo delle email non è indicizzato: si cerca per oggetto e mittente.
- Non è conservazione a norma.
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