Carichi i documenti dal browser o dal computer, li ritrovi da una parola e decidi tu chi li vede. Ecco come, senza tecnicismi.
Le funzioni di base sono le stesse in tutte e tre. Cambiano chi lo usa e chi lo amministra.
Per chi lavora da solo: privati e professionisti.
Per aziende e studi in cui lavorano più persone.
Per comuni, enti e scuole.
Nelle versioni Aziendale e PA l’archivio si organizza in tre livelli. Prendiamo un esempio: Pippo srl.
È la vostra azienda o il vostro ente. Ha lo spazio acquistato, un numero massimo di utenti, le sue regole di sicurezza e uno o più amministratori. Le organizzazioni restano separate tra loro, anche quando sono due società dello stesso gruppo: non si vedono.
Sono i settori interni: Amministrazione, Finanziaria, Ufficio tecnico. Ogni spazio ha i suoi file e i suoi membri. Chi non è membro non vede quei file da nessuna parte, né negli elenchi né nella ricerca. Una persona può far parte di più spazi, e tutti usano lo stesso spazio acquistato.
L’amministratore dell’organizzazione crea gli utenti, crea gli spazi, decide chi ne fa parte e può fissare un limite di spazio al singolo utente. Ogni utente ha anche i suoi file personali, che vede solo lui.
Spazio di lavoroAmministrazione
Spazio di lavoroFinanziaria
Spazio di lavoroDirezione
Pippo srl ha un’organizzazione, uno spazio acquistato e un amministratore. Rossi e Bianchi lavorano in Amministrazione, Verdi e Neri in Finanziaria. Il direttore è nello spazio Direzione ed è membro anche degli altri due. Ogni settore vede solo i suoi documenti.
Nell’organizzazione
Nello spazio di lavoro
L’amministratore dell’organizzazione non vede automaticamente i file degli spazi di cui non è membro. Se decide di aggiungersi a uno spazio, l’operazione resta nel registro. I file personali di ogni utente restano visibili solo a lui.
Nella versione Personale non ci sono organizzazioni né spazi di lavoro: c’è il tuo account, con i tuoi file.
Dal momento in cui lo carichi a quando, eventualmente, lo elimini.
Dal browser, trascinandolo nella pagina, oppure copiandolo nella cartella dell’app sul computer.
Ogni file caricato passa dall’antivirus. Un file infetto non entra nell’archivio.
Il testo di PDF, documenti e scansioni diventa ricercabile. Word, Excel, PowerPoint e PDF si vedono in anteprima, calcolata sui nostri server.
Quando il file cambia, la versione precedente resta e si può ripristinare. Le versioni contano nello spazio.
Dal cestino lo ripristini, dal sito o dall’app. Anche il cestino conta nello spazio, finché non lo svuoti.
Caricamento, apertura, condivisione ed eliminazione finiscono in un registro firmato, conservato 24 mesi. Anche le operazioni di Armada.
Per mandare un documento a un cliente, a un professionista o a un cittadino non serve un allegato.
Con password, scadenza e limite di download. Ricevi un avviso quando viene aperto e lo disattivi quando vuoi. La filigrana è compresa in tutte le versioni: la accendi sul singolo link.
Mandi un link e chi lo riceve, anche senza account, carica i documenti in una tua cartella (disponibile come modulo).
Con l’app per Windows, macOS e Linux una cartella del computer resta allineata con l’archivio, nei due sensi.
No. Nelle versioni Aziendale e PA ogni ufficio lavora nel suo spazio di lavoro: chi non ne è membro non vede quei file da nessuna parte, né negli elenchi né nella ricerca. Una persona può far parte di più spazi.
I tuoi file personali li vedi solo tu. L’amministratore dell’organizzazione non vede automaticamente i file degli spazi di cui non è membro; se si aggiunge a uno spazio, l’operazione resta registrata. Anche le operazioni di Armada come fornitore finiscono nel registro.
L’app se ne accorge: quando molti file cambiano tutti insieme, o prendono estensioni sospette, ferma il caricamento e ti avvisa, così i file cifrati non sostituiscono quelli nell’archivio. L’archivio avvisa per email te e gli amministratori. E se qualcosa è già stato caricato, nell’archivio restano le versioni precedenti: con Ripristina a una data riporti i file com’erano prima dell’attacco. Dal sito puoi anche scollegare il computer colpito. Di partenza conserviamo le ultime 10 versioni di ogni file, fino a 30 giorni (nelle versioni Aziendale e PA si possono concordare valori diversi): prima te ne accorgi, meglio è.
Con l’app per il computer sì: i file della cartella restano sul computer, li apri e li modifichi anche senza rete, e si sincronizzano quando torna la connessione. Se nel frattempo lo stesso file è cambiato anche nell’archivio, l’app crea una copia invece di sovrascrivere. Dal browser serve la connessione.
Nella versione Personale copi i file nella cartella dell’app o li carichi dal browser. Nelle versioni Aziendale e PA c’è la migrazione assistita: l’archivio esistente lo spostiamo noi, anche ricevendo un disco se è molto grande.
I grandi servizi cloud internazionali sono strumenti validi per tanti usi. ArchiviOnline.it nasce per i documenti di lavoro: i dati restano nei datacenter italiani di un’azienda italiana; nessun documento passa da servizi esterni, nemmeno per le anteprime; ogni operazione, anche del fornitore, resta registrata; e l’assistenza è in italiano.
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